안녕하세요 재밌는IT
놀이터의 사진초보입니다!
필자의 업무는 팀원들의 일정을
관리하고, 업무 일정과 자료를
팀원들과 빠르게 공유해야 하고
일정에 따른 주간, 월간 단위 리포트를
작성해야 하기 때문에 모든 일정을
구글 캘린더로 정리하고 공유하고
있었는데요
구글 캘린더를 이용해 어떻게
업무에 활용하는지 필자의 사례를
들어 공유해 보고자 합니다
구글 캘린더 기본 설정
구글 캘린더를 사용하는 법은
매우 간단합니다
구글 계정만 가지고 있으면 캘린더를
무료로 이용할 수 있기 때문인데요
크롬, 엣지, 사파리 등 웹 브라우저를
이용해 구글 계정에 로그인 후
우측 상단의 더 보기를 클릭하면
표시되는 팝업 메뉴에서 [캘린더]를
선택하면 이용할 수 있습니다
아이폰 앱스토어나 구글 플레이
스토어에서 [구글 캘린더] 앱을
다운로드 후 이용할 수도 있습니다
스마트폰에서 구글 캘린더를 실행하고
계정에 로그인하면 아래와 같이
기본 설정인 [일정] 단위 보기가
실행되어 표시되는 항목이 몇 개
되지 않아 답답함을 느낄 수 있는데요
주간/월간 단위로 일정을 보고
싶을 때는 좌측 상단의 삼선(더 보기)을
탭 하면 사이드바 메뉴가 표시되는데
여기서 일정/일/3일/주간/월간
단위 보기를 설정할 수 있습니다
필자의 경우 모든 일정을 한눈에
볼 수 있는 [월간] 단위 보기를
선호해 설정을 월간으로 해두었습니다
[월간] 일정 보기로 설정하면 날짜
옆으로 음력 날짜가 표시되는데
음력 날짜가 표시되는 게 답답하고
보기 싫을 땐 사이드바 메뉴에서
[설정]을 선택 후 [일반] -
[보조 캘린더]를 차례대로 탭하고
들어가 [보조 캘린더 없음]을
선택하면 양력만 표시됩니다
캘린더에 음력을 표시하고 싶을 땐
반대로 보조 캘린더에
[한국 캘린더]를 선택해 주세요
또 다른 편리한 설정으로는
1년 52주 중 몇 번째 주인지 보고
싶을 때는 [몇 번째 주인지 표시]를
활성화하고
[한 주의 시작 요일]을 선택하면
달력의 시작 요일을 토/일/월요일 중
선택해 시작 요일로 지정할 수 있습니다
일정 등록하기
이제 우측 하단의 +버튼을 눌러
알림 또는 할 일, 일정을 선택 후
스케줄을 추가할 수 있습니다
알림은 설정한 일자와 시간에
알림이 울리는 간단한 기능이고
별도의 알람 설정을 이용하는 게
더 빨라.. 이용을 안 하게 되더라고요
할 일은 반복되는 일정을
설정하면 좋은데요
매주 월요일 보고서를 작성 후
전송해야 하는 일처럼 까먹지 말아야
할 일을 매주 같은 시간에 알림이
울리도록 설정할 수 있습니다
또, 할 일을 설정해두면 체크박스가
활성화되어 할 일의 처리 여부를
체크하며 일할 수 있습니다
마지막으로 [일정]은
구글 MEET를 이용한 화상 회의나
위치 추가, 설명 추가, 첨부파일 추가
등 다양한 정보를 담을 수 있는데요
최근 회사에서 기간 한정 이벤트가
실시되는데 기간을 설정 후 이벤트
내용을 정리하고
해당 이벤트에 필요한 자료까지
함께 올려둘 수 있어 작업의
효율성을 올려줍니다
구글 캘린더 일정 공유하기
위에서 설정한 [일정]을 팀원의
이메일 주소만 알면 별도의 공지 없이
일정과 자료를 한 번에 공유할 수 있는데요
공유하는 법은 일정 편집으로 들어가
우측 상단의 연필 아이콘을 탭 해주세요
이제 [참석자 추가]를 선택 후
이메일 주소를 입력하거나
주소록에 저장된 사용자를
선택해 추가할 수 있습니다
추가한 참석자에게는 초대장이 발송되고
초대장을 수락하면 해당 캘린더에
접근할 권한이 생깁니다
만약 일정을 공유하고 싶은 상대방이
구글 캘린더를 이용하지 않고
네이버 캘린더, 애플 캘린더를
이용하는 사용자라도 이메일 주소로
공유하면
↖️네이버 캘린더 애플 캘린더↗️
네이버 캘린더나 애플 캘린더에서도
공유한 모든 내용을 확인할 수 있답니다
오늘은 구글 캘린더를 활용하면 일정을
팀원들과 공유하고 해당 일정에 필요한
자료까지 한 번에 공유해
업무를 좀 더 편하고 정확하게 처리할
수 있도록 도와주니 꼭 한번 이용해 보시기
바랍니다!